Gestione del ciclo di vita del contratto: fasi e vantaggi

Il contract lifecycle management (CLM) o, in italiano, la gestione del ciclo di vita del contratto, è il processo ottimizzato e uniformizzato di gestione dei contratti stipulati da un'azienda in ciascuna delle loro fasi, al fine di massimizzarne il valore e assicurare la conformità normativa.

Una cattiva gestione dei contratti può comportare notevoli perdite per un'azienda, ma grazie agli strumenti informatici è possibile assicurarsi che gli accordi vengano sempre trattati alle migliori condizioni, valorizzandoli al meglio.

È utile notare che i diversi rami del processo di CLM toccano molti ambiti diversi dell'azienda, non solo quello amministrativo. Possono infatti essere coinvolti, a seconda della tipologia e della modalità di business, i team di vendita, quelli di procurement, le risorse umane, l'ufficio legale, i project manager e così via.

Se la tua azienda gestisce un grande numero di contratti, le ragioni per ottimizzare i processi in questo ambito non ti sfuggono. Una gestione caotica e non standardizzata può infatti portare a problemi di conformità, ritardi, incoerenze e problemi al momento dei rinnovi, facendo perdere valore all'impresa.

Pensiamo ad esempio a un'azienda che opera una rete di palestre su tutto il territorio nazionale. I contratti da gestire sono moltissimi: dai contratti di lavoro del personale a quelli di locazione delle sedi, passando per gli abbonamenti con i clienti e quelli di fornitura.

Se tutti questi contratti sono gestiti in modo decentrato e caotico — ogni sede comunicando via e-mail con la sede centrale, senza procedure standard né sistema informatico centralizzato — il potenziale per rischi legali, perdite economiche e clienti insoddisfatti è molto alto.

Ma come funziona, dunque, una corretta gestione del ciclo di vita dei contratti? Per comprenderlo, bisogna esaminare le diverse fasi che la compongono.

Andiamo ora a prendere in esame una ad una le diverse fasi che compongono il ciclo di vita di un contratto all'interno di un'azienda.

Una richiesta di redazione di un contratto arriva all'ufficio deputato, che dovrà verificare di ricevere tutti i dati necessari. Con il giusto supporto informatico, la fase di richiesta e verifica può essere standardizzata e automatizzata, rendendola molto più rapida ed efficiente.

Qui è dove il testo del contratto viene redatto. In un sistema di CLM, la redazione può essere automatizzata tramite modelli basati sulle diverse tipologie di contratto trattate in azienda, assicurando che le condizioni siano quelle stabilite centralmente e garantendo la conformità normativa.

Il contratto viene quindi inviato in revisione alla controparte. Se questa fase viene gestita al meglio, ad esempio impostando un invio automatico di solleciti, ci si può assicurare tempistiche brevi per rendere il contratto operativo nel minor tempo possibile.

Le condizioni del contratto vengono negoziate tra le parti. Questa delicata fase può beneficiare moltissimo dei paletti impostati all'interno di un processo di CLM ben ottimizzato, che assicurino che le condizioni accordate siano in linea con gli obiettivi aziendali.

Spesso, un contratto deve essere visionato e approvato da diverse parti all'interno dell'azienda. Occorre assicurarsi che tutti possano visionarlo e dare il loro parere in tempi brevi e in un modo tracciabile.

Questa delicatissima fase può essere resa più rapida, pratica e sicura con l'utilizzo di un sistema di firma elettronica. Esistono diverse tipologie di firma elettronica, con livelli di sicurezza crescenti. Per la sottoscrizione dei contratti, è raccomandabile utilizzare la firma elettronica avanzata (FEA) o la firma elettronica qualificata (FEQ).

All'interno di un CLM ottimizzato, la richiesta di firma, la verifica dell'identità del firmatario, la notifica dell'avvenuta firma e l'eventuale invio di reminder possono avvenire in modo automatico, grazie a sistemi informatici avanzati e a funzionalità di verifica automatica dell'identità e dei documenti pensate per prevenire le frodi.

Se la tua azienda partecipa a gare d'appalto o stipula contratti con le stazioni appaltanti, le regole cambiano. L'articolo 18 del Codice dei contratti pubblici (D.Lgs. 36/2023) prevede infatti che «il contratto è stipulato, a pena di nullità, in forma scritta […] in modalità elettronica nel rispetto delle pertinenti disposizioni del codice dell'amministrazione digitale». In questo contesto la FEA non è sufficiente: occorre la firma elettronica qualificata o la firma digitale. È un punto da verificare a monte, perché un vizio di forma in questa fase comporta la nullità dell'accordo.

Nel periodo di esecuzione del contratto, occorre verificare che gli obblighi pattuiti siano rispettati, inviando alert in caso di mancanze sia da parte dell'azienda che della controparte. Pensa a un contratto con un fornitore che invia la merce richiesta in ritardo, o di qualità diversa da quella pattuita: è fondamentale che qualunque non conformità sia segnalata tempestivamente.

Occorre assicurarsi che il contratto sia conservato in modo conforme alla legge, per tutto il tempo richiesto, per ogni tipologia di contratto e in tutte le sedi aziendali.

I termini del contratto potrebbero dover subire delle modifiche nel suo periodo di esecuzione. Questa gestione può essere in gran parte automatizzata, senza dover contattare manualmente ogni controparte una per una, con il rischio di dimenticanze o comunicazioni mancate.

Si avvicina il momento della scadenza del contratto con un cliente: una fase delicata che può portarlo a decidere di rinnovare o meno l'accordo. All'interno di un sistema di CLM ottimizzato, è possibile inviare automaticamente dei messaggi al cliente per spingerlo al rinnovo, garantendosi il proseguo della relazione di business.

A questo punto, i vantaggi del CLM risultano evidenti. Li riassumiamo per maggiore chiarezza:

• Maggiore efficienza: meno tempo e risorse spesi, migliori risultati. Le risorse risparmiate possono essere reinvestite dove sono più produttive.
• Meno rischi: creazione, verifica e modifiche contrattuali gestite in modo standardizzato secondo le disposizioni dell'ufficio legale, riducendo al minimo contenziosi e non conformità.
• Meno perdite legate a errori, mancato monitoraggio dell'esecuzione o mancato intervento al momento del rinnovo.
• Clienti, fornitori e lavoratori più soddisfatti, grazie a relazioni più solide che aumentano il coinvolgimento e offrono garanzie per il proseguo delle collaborazioni future.
• Trasparenza, grazie a un repository centralizzato dotato di funzionalità di ricerca, accessibile a tutte le parti coinvolte.
• Sicurezza: criptazione dei dati, firewall e verifica automatica dell'identità e dei documenti dei firmatari, per limitare al massimo il rischio di frodi e violazioni.
• Conformità normativa garantita in ogni fase, inclusa la conservazione del contratto — ancora più importante nei settori strettamente regolamentati come quello sanitario o finanziario.

Per implementare un sistema di CLM è possibile scegliere tra due opzioni: una suite completa e specifica per il CLM, oppure funzionalità da integrare nei sistemi informatici esistenti. La prima offre una soluzione completa ma spesso poco versatile e potenzialmente costosa per una PMI o startup; la seconda può essere più economica ma presentare qualche difficoltà di integrazione.

Qualunque sia la via scelta, ecco le funzionalità indispensabili per una corretta gestione del ciclo di vita del contratto:

Una gestione del ciclo di vita del contratto ben strutturata — dalla richiesta iniziale fino al rinnovo — permette di ridurre i rischi, guadagnare tempo e rafforzare la conformità normativa della tua azienda. La chiave sta nella standardizzazione dei processi e nella scelta degli strumenti giusti, in particolare per le fasi critiche come la firma e la conservazione.

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