Automatizzare i processi aziendali: guida pratica con esempi e strumenti

L'automazione dei processi aziendali, spesso indicata con l'acronimo BPA (Business Process Automation), consiste nell'utilizzo di software e tecnologie digitali per eseguire in modo automatico attività che normalmente richiederebbero un intervento umano ripetuto. L'obiettivo non è sostituire le persone, ma liberarle dai compiti a basso valore aggiunto per concentrarle su attività strategiche.

Un processo aziendale automatizzato segue una logica precisa: un evento scatena un'azione (ad esempio, la ricezione di una fattura avvia automaticamente il flusso di approvazione), il sistema esegue i passaggi previsti e genera un risultato tracciabile, con notifiche e report a disposizione dei team coinvolti.

I termini RPA (Robotic Process Automation) e BPA vengono spesso confusi, ma non indicano la stessa cosa.

• La RPA automatizza singole attività puntuali e ripetitive, come l'inserimento di dati tra due sistemi che non comunicano direttamente tra loro, riducendo i tempi di esecuzione e il rischio di errore manuale.
• La BPA ha una portata più ampia: si concentra sull'automazione di interi processi aziendali, spesso coinvolgendo più reparti, più strumenti e più fasi decisionali.

In pratica, la RPA può essere uno dei "mattoni" utilizzati all'interno di una strategia BPA più globale.

Investire nell'automazione produce benefici misurabili su più livelli dell'organizzazione:

• Riduzione dei costi operativi: meno tempo speso su attività manuali significa meno risorse impiegate per gestirle.
• Diminuzione degli errori: un processo automatizzato segue sempre la stessa logica, eliminando le distrazioni tipiche del lavoro ripetitivo.
• Maggiore produttività ed efficienza operativa: i team possono dedicarsi ad attività a più alto valore aggiunto, come la relazione con i clienti o l'analisi strategica.
• Processo decisionale più rapido e informato: centralizzando i dati, l'automazione fornisce indicatori (KPI) aggiornati in tempo reale.
• Migliore esperienza per dipendenti e clienti: tempi di risposta più brevi e procedure più fluide aumentano la soddisfazione generale.

Il potenziale di ottimizzazione resta ampiamente sottoutilizzato nella maggior parte delle organizzazioni. Già nel 2017, il rapporto A future that works: automation, employment and productivity del McKinsey Global Institute quantificava questo margine in modo molto concreto.

Quasi ogni reparto di un'azienda include attività automatizzabili. Ecco una panoramica non esaustiva.

Per una lista più dettagliata di attività da automatizzare subito, puoi consultare il nostro articolo dedicato alle 8 attività aziendali da automatizzare per primo, con esempi pratici applicabili a diversi settori.

Diverse tecnologie, spesso complementari, permettono di costruire una strategia di automazione solida:

• Software RPA: automatizzano attività ripetitive tra sistemi diversi, senza bisogno di modificare l'infrastruttura esistente.
• ERP (Enterprise Resource Planning): centralizzano dati e processi di diversi reparti (finanza, logistica, risorse umane) in un'unica piattaforma, come nel caso di soluzioni diffuse quali SAP.
• Software di gestione documentale e workflow: strutturano l'invio, la validazione e l'archiviazione dei documenti aziendali.
• Soluzioni di firma elettronica: automatizzano la raccolta delle firme nei contratti, eliminando stampa, scansione e invio postale.

Per gestire in autonomia i flussi documentali più complessi, scopri i Moduli, la soluzione di gestione documentale di Youtrust, pensata per automatizzare la raccolta di informazioni e documenti lungo tutto il ciclo di vita di un processo.

L'intelligenza artificiale (IA) porta l'automazione a un livello superiore rispetto ai sistemi basati su semplici regole predefinite. Grazie all'apprendimento dai dati, l'IA permette ai sistemi di:

• riconoscere e classificare automaticamente documenti non strutturati (fatture, contratti, moduli);
• rilevare anomalie o rischi di frode in tempo reale;
• suggerire la decisione più pertinente in un processo di approvazione, sulla base di dati storici;
• migliorare progressivamente le proprie performance senza riprogrammazione manuale.

Si parla sempre più spesso di automazione intelligente (o "intelligent automation") per indicare la combinazione tra RPA, BPA e IA, capace di gestire processi decisionali complessi che prima richiedevano sistematicamente un intervento umano.

Un progetto di automazione riuscito segue generalmente un metodo strutturato.

Contrariamente a un'idea diffusa, l'automazione dei processi non è riservata alle grandi aziende con budget IT importanti. Molte PMI iniziano con interventi mirati e a basso costo:

• un piccolo studio di consulenza automatizza l'invio dei preventivi e il promemoria delle scadenze di pagamento;
• un negozio al dettaglio digitalizza e automatizza la gestione degli ordini fornitori;
• una PMI nel settore dei servizi automatizza la raccolta della firma elettronica sui contratti con i nuovi clienti, un intervento che può ridurre sensibilmente i tempi di chiusura delle trattative.

In Italia, del resto, una parte dell'automazione è già un obbligo normativo: dal 1° gennaio 2019 le fatture emesse tra soggetti residenti o stabiliti in Italia possono essere solo elettroniche e devono transitare dal Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate. Per molte piccole imprese questo passaggio ha rappresentato il primo processo realmente automatizzato, e un punto di partenza naturale per estendere la stessa logica ad altri flussi.

La direzione, del resto, è anche europea: il Programma strategico per il decennio digitale 2030 fissa obiettivi vincolanti di digitalizzazione per le imprese dell'Unione.

Da leggere anche: per approfondire l'integrazione dell'automazione nei processi delle risorse umane, consulta il nostro articolo su come integrare la firma elettronica nei processi HR in Italia.

Tra tutti i processi automatizzabili, la gestione dei contratti è una di quelle in cui i risultati si vedono più rapidamente: si tratta di passaggi ripetitivi, con scadenze e tempi facilmente misurabili. Integrare una soluzione di firma elettronica all'interno di un flusso automatizzato permette di inviare, far firmare e archiviare un documento senza alcuna manipolazione cartacea, con una tracciabilità completa di ogni fase.

Questa automazione poggia su una base giuridica solida: il Regolamento (UE) n. 910/2014, noto come eIDAS, disciplina a livello europeo l'identificazione elettronica e i servizi fiduciari, riconoscendo validità giuridica alla firma elettronica. Attenzione però a una distinzione importante: l'archiviazione automatica dei documenti all'interno di uno strumento di workflow non coincide con la conservazione a norma, che in Italia segue regole tecniche dedicate.

Con Youtrust, le aziende possono costruire flussi di approvazione e firma personalizzati, ricevere promemoria automatici per i firmatari e integrare la soluzione ai propri strumenti esistenti tramite API. Questo tipo di automazione è particolarmente utile per i processi che coinvolgono più reparti o più parti esterne all'azienda, dove la coordinazione manuale genera naturalmente ritardi.

Automatizzare i processi aziendali non è una questione di moda tecnologica, ma una leva concreta per guadagnare tempo, ridurre i costi e migliorare l'affidabilità delle operazioni quotidiane. Che si tratti di una grande organizzazione o di una piccola impresa, il metodo resta lo stesso: mappare i processi, scegliere gli strumenti giusti, testare e misurare i risultati. L'intelligenza artificiale accelera ulteriormente questa trasformazione, rendendo i sistemi sempre più capaci di apprendere e di adattarsi.